Avant toutes choses, lisez très attentivement la publicité, le règlement de consultation, et assurez-vous que vous remplissez toutes les conditions requises pour soumissionner (chiffre d’affaires, effectifs, références…).


→ CONSTITUER VOTRE CANDIDATURE :


Vous devez impérativement fournir les documents nécessaires à l’appréciation de vos capacités par rapport à l’objet du marché. Le dossier de candidature doit systématiquement comprendre :

  • La lettre de candidature ou DC1 correctement complétée : candidature seule ou en groupement, lot(s) concerné(s) par la candidature
  • La déclaration relative au chiffre d’affaires des 3 dernières années et aux effectifs ou DC2 (pour chaque entreprise en cas de groupement)
  • Un dossier détaillé de références récentes en lien avec l’objet du marché
  • Un dossier de présentation de l’entreprise (moyens de l’entreprise, qualifications …)

Des attestations ou qualifications particulières liées à votre domaine d’activité pourront également vous être demandées (agréments, qualibat…).

Pour les dossiers de maîtrise d’œuvre construction neuve et réhabilitation, 13 HABITAT fournit un formulaire à compléter appelé « fiche synthétique de candidature ». Ce document regroupe les informations essentielles que vous souhaitez mettre en avant dans votre dossier de candidature.
Enfin, sur certains dossiers, des pré-requis portant sur votre chiffre d’affaires, vos effectifs, votre expérience pourront être exigés par 13 Habitat.

→ ATTENTION, 13 Habitat entend s’entourer de prestataires de qualité. La recevabilité de votre candidature dépendra donc étroitement du soin et de la précision apportés à la présentation de votre dossier ainsi qu’au respect des éventuels pré-requis (mettre ce paragraphe en valeur).

→ PRÉSENTER VOTRE OFFRE :

Votre offre se décompose en deux parties distinctes :

  • La partie financière qui comprend l’acte d’engagement, ses annexes ainsi que les pièces financières (DPGF, BPU, DEC ou DQE, prix forfaitaires). Il est impératif de les compléter intégralement sous peine de non-conformité, et donc d’élimination ;

Cas particuliers 
Dans certains dossiers, notamment ceux ayant un financement ANRU, il vous est demandé de compléter une annexe relative à la « clause d’insertion professionnelle ». Attention, cette clause est obligatoire et s’impose également à 13 HABITAT. Si vous ne la complétez pas votre offre sera déclarée irrégulière.
Si 13 HABITAT ouvre la possibilité aux entreprises de présenter des variantes libres, une annexe à l’acte d’engagement est prévue à cet effet. Vous devez y indiquer le montant de la variante en plus ou moins-value par rapport à la solution de base. Attention, si vous présentez une ou plusieurs variantes, vous devez tout de même impérativement répondre au dossier de consultation (solution de base).

 

  • La partie technique, qui est contractuelle et vous engage envers 13 HABITAT pour toute la durée de votre marché. Pensez à la rédiger en tenant compte de nos besoins et en présentant de la manière la plus claire et pertinente possible vos atouts et propositions pour la réalisation des prestations objet de la consultation. Le cadre de mémoire technique joint au dossier de consultation est là pour vous indiquer les points que nous souhaitons vous voir développer. Un dossier personnalisé, clairement présenté et répondant dans l’ordre aux préoccupations techniques exprimées par 13 Habitat optimisera vos chances de succès. A l’inverse, les mémoires techniques standardisés apparaissent souvent incomplets, ce qui génère des pénalités.

→ DÉPOSER VOTRE DOSSIER :

Une date et heure limite de réponse sont fixées pour chaque consultation, il est très important de les respecter faute de quoi votre dossier ne serait pas étudié.

S’agissant des réponses par pli dématérialisé :

  • Vous souhaitez répondre à nos appels d’offres par voie dématérialisée, vous trouverez ici tous les guides d’utilisation de notre plate-forme (lien)
  • Le chargement des documents peut parfois être long, n’attendez pas le dernier moment pour déposer votre dossier faute de quoi il pourrait ne pas nous parvenir.

Pour rappel, la dématérialisation totale des procédures est effective depuis le 1er octobre 2018. Elle présente de réels bénéfices pour vous : envoi sécurisé des documents, accusé de réception prouvant le dépôt dans les temps.
Elle permet également aux entreprises répondant très souvent à des marchés publics de gagner en rapidité et de structurer leurs réponses. La dématérialisation limite également les coûts liés à l’impression des dossiers et aux envois.
La plateforme de dématérialisation achatpublic.com via son service support (Support Clients : au 0 892 23 21 20 ou par email : support@achatpublic.com) ainsi que l’accueil des entreprises de 13 HABITAT (coordonnées précisées dans l’avis de publicité), se tiennent à votre disposition pour vous accompagner et vous rassurer dans ce processus.

→ ÉCHANGER PENDANT LA PROCÉDURE :

Dans le cadre d’une procédure, 13 Habitat est susceptible de vous envoyer des demandes de compléments d’informations ou de justification d’offre anormalement basse (OUV 7), pour laquelle vous avez entre 2 et 5 jours ouvrables pour répondre.
Veillez à répondre en temps et en heure, vous assurer que les documents envoyés sont lisibles, et qu’ils correspondent exactement à ce qui a été demandé.